Vom Projekt zum Standard...

...anhand des Beispiels

„Automatisierung des Prozesses zur Verarbeitung von Gebührenbescheiden“.

Viele Standard-Softwarelösungen sind aus einer Weiterentwicklung individueller Projektideen entstanden. Auch Conresult-Applikationen und Schnittstellen gehen nicht selten auf individuelle Kundenwünsche zurück, bei denen zunächst eine passgenaue Kundenlösung geschaffen wurde, die später durch Konfigurationsfenster und Parameter allgemeingültig gemacht worden ist.



Als Beispiel für diese Vorgehensweise möchte ich das Kundenprojekt einer Wohnungsgenossenschaft zur Optimierung eines aufwändigen Arbeitsprozesses erläutern: Einmal im Jahr beschäftigte sich ein Mitarbeiter mit der Bearbeitung zahlreicher eingegangener Gebührenbescheide (ca. 1600 Stück). Dabei hat „der gewiefte IT-Anwender“ den Prozess für sich bereits im Rahmen seiner technischen Möglichkeiten optimiert:


Definition einer zentralen E-Mail-Adresse, an welche die Kommune alle Bescheide sendet.


Vereinbarung einer spezifischen Betreffzeile mit den Mitarbeitern der Stadt, so dass die E-Mails mit Anhang (ZIP-Format für komprimierte Dateien) nach einer automatischen Regel im E-Mailsystem abgelegt werden.


Manuelles Entpacken der E-Mail-Anhänge (PDF- und XML-Format) und Speichern der Dateien nach Baugruppen in einer definierten Ordnerstruktur für den schnellen Zugriff durch die Betriebskostenabteilung.


Automatisches Auslesen der relevanten Daten aus der XML-Datei (u. a. die Abgabearten Abwasser, Straßenreinigung, Abfallentsorgung, Grundsteuer) mit Hilfe eines Visual Basic Skriptes, zugleich Zuordnung der Kassenzeichen zu Baugruppen und Speichern der Ergebnisse als EXCEL-Datei.


Automatisches Generieren einer Antwort je E-Maileingang mit abgestimmtem Text; der automatisierte Versand erfolgte mit einem Programm, welches die 1600 Antworten in einer Datei protokollierte.



Die Komplexität des geschilderten Prozesses mit den vielen unterschiedlichen Arbeitsschritten und Medienbrüchen sowie dem weiterhin verbleibenden manuellen Restaufwand hat die betreffende Wohnungsgenossenschaft dazu bewogen, sich Gedanken über weitere Verbesserungsmöglichkeiten und eine höhere Standardisierung zu machen.
In einem gemeinsamen Softwareprojekt verfolgen wir daher das Ziel, die bestehenden Teillösungen durch eine integrierte und datenbankgestützte Softwareapplikation abzulösen. Neben der gewünschten Risikominimierung (Stichwort "Vertretung im Krankheitsfall") werden weitere Mehrwerte geschaffen:

Generierung von Vorverteilungsbuchungen inkl. Importmöglichkeit in das im Einsatz befindliche ERP-System.


Ermittlung der Quartalssummen (ggf. je Abgabeart) für den Abgleich der vierteljährlichen Lastschriften (inkl. Berücksichtigung von unterjährigen Änderungen der Gebührenbescheide).


Schaffung zusätzlicher Auswertungen, zum Beispiel über die Entwicklung der Kosten (je Abgabeart, je Baugruppe, etc.); dabei Vorjahresvergleich durch Import der EXCEL-Dateien der Jahre 2010 - 2015.


Anhand dieses Beispiels wird deutlich, welch große Bedeutung die kritische Betrachtung von Unternehmensprozessen hat. Bei der Ablösung durch eine individuell programmierte Software-Applikation wird nicht die langjährige Optimierung der bestehenden Arbeitsweise über Bord geworfen. Die Kunst liegt vielmehr darin, die Vorteile der bestehenden Abfolge zu erhalten und die Vorzüge einer datenbankbasierten Lösung zu ergänzen. 


Die Vorteile der Entwicklung von datenbankbasierten Softwareapplikationen:

- Schaffung von Transparenz (bessere Dokumentation, leichtere Vertretungsmöglichkeiten unter den Mitarbeitern des Unternehmens)

- Verringerung von Einarbeitungszeiten (z. B. im Falle der Vertretung im Krankheitsfall)

- Deutliche Reduzierung des Prozessrisikos

- Erhöhung der Datensicherheit (z. B. durch vereinfachte Datensicherung)

- Reduzierung der Prozessdurchlaufzeiten (Prozessoptimierung)

- Vereinfachung der IT-Infrastruktur (weniger unterschiedliche Lösungen, z. T. auch mit unsicherer Wartungsperspektive)


Weitere Anwendungsfälle für individuelle Projekte:

- Ablösung von individuellen Listen und Auswertungen (z. B. aus EXCEL)

- Ablösung von ACCESS-Lösungen

- Schaffung von Schnittstellen zwischen eingesetzten Softwaresystemen