Sollen die Forderungen eines Mietkontos zu Mahnakten zusammengefasst werden, muss das außerhalb des ERP-Systems geschehen.

Entweder legt man sich zu diesem Zweck eine Handakte an und bearbeitet die Forderungen manuell. Die zweite Möglichkeit ist die Bearbeitung in eigener Regie mit Hilfe eines zusätzlichen Softwaresystems. Die gängigste Variante ist es, die Forderungen nach dem Ende des kaufmännischen Mahnverfahrens zur Weiterbearbeitung an externe Dienstleister, das heißt an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro, zu übergeben. Alle Weiterbearbeitungsmöglichkeiten haben Vor- und Nachteile. So behält man bei eigener Bearbeitung die volle Kontrolle über Daten und Prozesse, benötigt dazu allerdings die geeigneten Ressourcen (in erster Linie Personal und gegebenenfalls Fremdsoftware einschließlich Updates, Schulung und Support). Bei der Beauftragung von Dienstleistern spart man sich interne Ressourcen, verliert jedoch die Kontrolle über Daten und Prozesse. Seit Inkrafttreten der DSGVO und den damit verbundenen Haftungsrisiken ein wenig erstrebenswertes Vorgehen. Ein Dilemma, denn bisher gab es zu den traditionellen Bearbeitungsmethoden keine interessanten Alternativen.

Nun gibt es sie. Auf dem Haufe-Kongress in Dresden (13-15.06.2018) wurde eine in der Wohnungswirtschaft einzigartige Dienstleistung vorgestellt, die Software und Sachbearbeitung für eine professionelle Mahnaktenbearbeitung kombiniert. Die Nutzer des Portals Mahnfabrik.de müssen dafür keinerlei Software installieren. Die einzige Zugangsvoraussetzung ist ein funktionierender Internetzugang. Die Kunden greifen DSGVO-konform auf die Infrastruktur und die Schnittstellen der auf Forderungsmanagement spezialisierten SEPA Collect GmbH zu, indem sie die Einzelforderungen eines Mietkontos über das Kundenportal der Mahnfabrik hochladen. Nach Festlegung der Bearbeitungstiefe werden die Einzelforderungen in einer Mahnakte zusammengefasst und sofort vollautomatisiert weiterbearbeitet. Diese Vorauswahl erfolgt indem verschiedene Prozessmodule individuell und einzelfallbezogen definiert werden. Dabei ist die Kernleistung der Mahnfabrik das gerichtliche Mahnverfahren, in dessen Verlauf Mahn- und Vollstreckungsbescheid maschinell beantragt werden.

Weitere Module, die nach Wahl des Auftraggebers hinzugebucht werden können, ermöglichen die flexible Gestaltung individueller Mahnprozesse auf einfachste Art. Folgende Module stehen zur Verfügung:

    Modul 1: Außergerichtliches anwaltliches Mahnverfahren

    Modul 2: Gerichtliches Mahnverfahren

    Modul 3: Zwangsvollstreckungsmaßnahmen

    Modul 4: Langzeitüberwachung

    Modul 5: Schufa-Einmeldungen

 Im Serviceumfang enthalten sind weiterhin kostensparende, bzw. effizienzsteigernde Zusatzleistungen wie Insolvenzprüfung, Adressermittlungen und Bonitätsdaten, die für den Auftraggeber kostenfrei und nach Erfordernis angereichert werden. 

Die Mahnfabrik verfügt nicht nur über Schnittstellen zu allen Mahngerichten und Gerichtsvollzieherverteilerstellen Deutschlands, sondern auch über zahlreiche Prüfalgorithmen und Prozessroutinen, die eine schnelle und vor allem professionelle Mahnaktenbearbeitung ermöglichen. Hinzu kommen Übersichten und zusammenfassende Darstellungen innerhalb des Portals sowie Detailinformationen über jeden übergebenen Vorgang. Jeder erfolgte Bearbeitungsschritt wird angezeigt, sodass der komplette Mahnprozess für den Auftraggeber jederzeit vollkommen transparent ist.

Die Mahnfabrik übernimmt serviceorientiert die Abrechnung von Drittkosten wie Gerichtsgebühren, Vollstreckungskosten usw., die im Rahmen der Monatsabrechnung gesammelt mit einfließen.

Für eine weitere Prozessoptimierung arbeiten Conresult und SEPA Collect an einer Anbindung Ihres ERP-Systems, mit der noch komfortabler auf die Mahnfabrik zugegriffen werden kann.

Die SEPA Collect GmbH wurde 2007 von einem der größten deutschen Payment Service Provider (PSP) und Abwickler für den bargeldlosen Zahlungsverkehr, der InterCard AG, gegründet. Für Ihre Kunden bearbeitet die SEPA Collect einen Bestand von über 1,8 Millionen Forderungen. Jährlich kommen rund 200.000 hinzu.

Detaillierte Informationen erhalten Sie:

Auf dem Mahnfabrik Youtube-Kanal: www.youtube.com/channel/UCJ06MOFBKjWSh9zW2NtXASw

sowie auf der Homepage unter: www.mahnfabrik.de