Wissen nutzbar machen - ein Praxisbericht der Baugenossenchaft "Freie Scholle" Bielefeld eG

Für Wohnungsunternehmen sind aktuelle und transparente Daten unersetzlich, um die betriebswirtschaftlichen Herausforderungen zu meistern. Controlling- und Managementinformationssysteme ermöglichen es heute, schnell und unkompliziert Daten aus den Unternehmensanwendungen auszuwerten, grafisch darzustellen und zu analysieren.


Beinahe 20 Jahre ist es her, dass Software für das Unternehmenscontrolling in der Immobilienwirtschaft Einzug hielt. Dennoch verzichten Entscheider und Unternehmenslenker teilweise noch heute darauf, die Vorteile derartiger Systeme zu nutzen. Stattdessen setzen sie darauf, ihren Bestand zu kennen und planen auf dieser Wissensgrundlage. Dass alle Potenziale für das Wohnungsunternehmen mit dieser Methodik ausgeschöpft werden, ist unwahrscheinlich.


Auf der anderen Seite ist der eigene Anspruch bzw. der Anspruch von Prüfern, Aufsichtsräten, Darlehensgebern, Mietern und Kommunen an die Informationstiefe und -breite deutlich gestiegen. Um dem gerecht zu werden, kommen in der Praxis häufig noch auf Excel basierende Auswertungen zum Einsatz - selbst bei Unternehmen, die Softwaresysteme wie ERP- oder CRM-Anwendungen im Einsatz haben. Mitarbeiter scheuen sich zum Teil, komplizierte Abfragen zu erstellen, zeitintensive Schulungen in Anspruch zu nehmen, oder sie vermuten gar den Verlust ihres Hoheitswissens.

Die Sammlung und Integration der Informationen zum Berichtszeitpunkt ist für die Verantwortlichen eine große Herausforderung, insbesondere wenn die Datenbereitstellung nicht automatisiert werden kann. Eine moderne Anbindung von speziellen Softwareprodukten an das ERP-System kann eine erhebliche Zeitersparnis bei der Erstellung regelmäßiger, z. B. monatlicher Auswertungen und des Jahresabschlusses mit sich bringen.


Vom Problem zur Lösung

Die Baugenossenschaft „Freie Scholle“ eG in Bielefeld nutzt die an das ERP-System Wodis Sigma angrenzenden Produkte „AppRE Controlling“ und „mywowi“. Das Unternehmen hatte erkannt, dass die Informationen zwar im Unternehmen vorhanden, allerdings nur schwer abzurufen waren und somit unbefriedigend analysiert, sowie visualisiert werden konnten. Microsoft Excel erwies sich als zu zeitaufwändig. Die hohe Komplexität der Tabellen und Formeln führte vermehrt zu Fehlern. Um das Risiko zu minimieren und um eine größere Transparenz herzustellen, war es das Ziel, die über die Jahre geschaffenen Individuallösungen abzulösen und standardisierte Reports einzuführen, die den betreffenden Mitarbeitern und Entscheidern einfach zugänglich sind.


Das leistet „AppRE Controlling“. Die Anwendung liefert tagesaktuelle Daten. Vorgefertigte Templates für die Bereiche Rechnungswesen, Hausbewirtschaftung, Technik und Mitgliederwesen sind auf die Bedürfnisse von Wohnungsunternehmen und deren Nutzern zugeschnitten. Individuelle Filter ermöglichen spezielle Auswertungen, etwa auf Ebene eines Stadtteils oder eines Teams. Alle notwendigen Kennzahlen wie Cash- flow, Liquidität, EBIT oder Neuvermietungs- und Leerstandsquote stehen täglich in Berichten oder als Charts zur Verfügung.


Die strategische Gesamtunternehmenssteuerung, inklusive der Entwicklung der Kennzahlen und des Beleihungsmanagements, lässt sich nun über das Instrument „mywowi“ abdecken. Auswirkungen von Unternehmensplanungen können realitätsnah erprobt werden. Die Baugenossenschaft „Freie Scholle“ hat aufgrund der monatlichen automatischen Datenaktualisierung mögliche Zinserparnisse im Blick und ist kurzfristig auskunftsfähig zu Fragen ihrer Grundbücher oder Beleihungsfreiräume. Insgesamt bedeutet die Nutzung der angrenzenden Anwendungen eine erhebliche Zeitersparnis bei den gewünschten betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

„Wichtig für die Akzeptanz der Anwendungen bei den Mitarbeitern der Genossenschaft war, dass die Handhabung einfach und schnell zu erlernen ist. Intern haben sich die Abläufe spürbar beschleunigt, da eine manuelle Aufbereitung von Listen nicht mehr die Regel ist“

fasst Marko McLachlan - Leiter Organisation und IT - zusammen.


Die Baugenossenschaft „Freie Scholle“ sieht in den beiden Applikationen perfekte Ergänzungen zum ERP-System. Für die Mitarbeiter gehört Controlling damit ganz nebenbei zur täglichen Arbeit.