Erfahrung der Braunschweiger Baugenossenschaft eG zur Einführung von AppRE Controlling
„Monatsreporting“ als Beispiel für einen individualisierbaren Standard
„Monatsreporting“ als Beispiel für einen individualisierbaren Standard
Hinweis: Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden in den folgenden Abbildungen keine Echt-, bzw. Produktivdaten verwendet!
Das AppRE Controlling Projekt mit der Braunschweiger Baugenossenschaft eG (BBG) startete mit einem Kick-Off. Hier wurde die erste Version des Bereichs (= Template) der Hausbewirtschaftung
(u. a. mit Bestands-, Flächen-, Vermietungs-, und Mietkennzahlen) ausgeliefert.
Des Weiteren fand direkt zu Beginn des Projektes eine Anwenderschulung der Business Intelligence - Software QlikView statt, welches die Basis für unser umfassendes Controlling-, Reporting und Datenanalysesystem darstellt.
Das Projektteam besteht aus 8 Mitgliedern (6 Mitarbeiter der BBG, 2 Mitarbeiter von Conresult). Auf Kundenseite sind Vertreter der Bereiche Finanzbuchhaltung, Betriebskosten, Bestandsbewirtschaftung und Technik vertreten, so dass zu jedem Template mindestens ein direkter Ansprechpartner in die Projektarbeit involviert ist.
Bei Terminen vor Ort werden Anforderungen und versteckte Unstimmigkeiten (z. B. durch uneinheitlich gepflegte Stammdaten im ERP-System) besprochen, so dass zum einen Templates an die unternehmensspezifischen Bedürfnisse der BBG (Stichwort „Individualisierbarer Standard“) angepasst und zum anderen grafische Elemente ausgewählt sowie Auswertungen erstellt werden, welche u. a. für den Jahresabschluss genutzt werden können.
Abbildung 1: Kennzahlen der Hausbewirtschaftung (mit geänderten Daten)
Die Abnahme des Bereichs Hausbewirtschaftung ist mittels dieser schrittweisen Methode erfolgt. Die Templates Rechnungswesen (inkl. Anlagenbuchhaltung und Darlehensverwaltung) sowie das Template Technik (laufende Instandhaltung & Budgetierung) befindet sich in einem frühen Stadium, d.h. sie stehen dem Kunden bereits zur Verfügung. Im nächsten Schritt erfolgen die gemeinsame Abstimmung und die Einarbeitung unternehmensspezifischer Erweiterungen.
CR: Was waren die Beweggründe für die Einführung einer Reporting- und Controllingsoftware bei der BBG?
HF: Hauptziel war die Schaffung eines zentralen und einheitlichen Berichts- und Controllingsystems für die Unternehmenssteuerung und die weiteren Teilbereiche der BBG. Die bestehenden Insellösungen sollten zu einem System zusammengeführt und erweitert werden.
Außerdem sollte das System tagesaktuell alle Ebenen (Vorstand, Führungsebene 2 und die verantwortlichen Mitarbeiter) mit den steuerungsrelevanten Daten versorgen und in den geforderten Sichten (zweimonats- und zwölfmonats-Sichten sowie Jahresvergleiche, etc.) zur Verfügung stellen. Weiterhin sollte es möglich sein, Reports und Quoten von der Kennzahl bis hin zum Einzeldatensatz einfach und schnell zu verfolgen und nach diversen Kriterien zu filtern (Hausverwaltungsteams, Vermietungsbezirke, Straßenzüge, Projektgruppen, Standorte, etc.) Alle Berichte sollten sowohl am Bildschirm als auch im PDF-Format in Form von Reports standardisiert aufbereitet den Berichtsempfängern zur Verfügung gestellt werden können.
CR: Warum fiel ihre Wahl dabei auf AppRE Controlling?
HF: Die Anwendung AppRE Controlling ist gut strukturiert, schnell zu erlernen, sehr anpassungsfähig an die individuellen Anforderungen des Unternehmens, stabil im Tagesbetrieb und wartungsarm. Hinzu kommt die hohe fachliche Datenbankkompetenz der CR-Mitarbeiter in dem von uns genutzten ERP-System.
CR: Was hat Ihnen im Projektverlauf gut gefallen? Was hätte besser laufen können?
HF: Nach Sichtung, Besprechung und der Festlegung unserer Bedarfe an das Hausbewirtschaftungstemplate wurden schnell alle Reports und Berichte angepasst, so dass die Fachabteilungen zeitnah in die Datenprüfung einsteigen konnten. Offene Punkte sowie Unvollständigkeiten wurden während der Projektgespräche dokumentiert und sehr zeitnah geklärt.
CR: Welche Pläne/Ziele haben Sie in den nächsten Monaten mit dem System?
HF: Die Umsetzung weiterer Ideen und unternehmensspezifischer Wünsche im Bereich Hausbewirtschaftung sowie die Abnahme der Templates für die Bereiche Technik, Rechnungswesen und Mitglieder stehen auf dem Programm.
Die individuellen Ausprägungen der BBG werden anhand des „Monatsreportings“ am deutlichsten.
Eine Besonderheit daran ist, dass dieser Teil des Projektes größtenteils ohne Inanspruchnahme von Conresult Dienstleistungen erarbeitet werden konnte. Eine BBG-Mitarbeitern fertigte Berichte an, die monatlich schnell und nun ohne den bisherigen Arbeitsaufwand erstellt werden und an diverse Zielgruppen (u. a. Vorstand und Abteilungsleiter) weitergeleitet werden können.
Diese Informationsbereitstellung umfasst derzeit Vorstands- und Leerstandsreports, soll jedoch um weitere Berichte ergänzt werden.
Die Ideen, Ziele und Pläne gehen der BBG und uns nicht aus, so dass sich das Projekt ständig weiterentwickelt.
Zu AppRE Controlling: Die Applikation stellt ein umfassendes Reporting- und Controllingsystem für die gewerbliche Wohnungs- und Immobilienwirtschaft dar. Der Leistungsumfang erstreckt sich von der Sammlung der Daten aus verschiedenen Quellsystemen, über deren Bereinigung, Vereinheitlichung und redundanten Speicherung bis zur Präsentation für verschiedene Adressaten und Zwecke im Unternehmen.
Abbildung 2: Vorstandsreport Februar 2019 (mit geänderten Daten)